Purso Groupin ilmoituskanava / Whistleblowing

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus 2016/679

1. Rekisterinpitäjä

Purso Oy

Alumiinitie 1, 37200 Siuro

Y-tunnus 2238041-1

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Marita Lehto

3. Rekisterin nimi

Purso Groupin ilmoituskanava

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Anonyymiin ilmoituskanavaan voi tehdä ilmoituksen antamatta itsestään tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa. Mikäli ilmoittaja antaa tietonsa tai tekee ilmoituksen toisesta henkilöstä, henkilötietojen käsittelyä tehdään eettisten periaatteiden vastaisen toiminnan tunnistamiseen ja selvittämiseen sekä mahdolliseen viranomaisen esitutkintaan saattamiseen sekä tutkinnan vaiheiden seurantaan.

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi sekä rekisterin- pitäjän oikeutetun edun perusteella.

6. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Ilmoituskanava on tapa valvoa Purso Groupin eettisten periaatteiden toteutumista. Ilmoituskanavan kautta on mahdollista saada tärkeää ja systemaattista tietoa mahdollisista väärinkäytösepäilyistä ja -rikkomuksista sekä reagoida niihin ajoissa. Prosessi perustuu Euroopan unionin 23.10.2019 hyväksyttyyn direktiiviin unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (EU 2019/1937). Ilmoituskanavan olemassaolo tukee hyvää työnantajamielikuvaa ja yrityskulttuuria mahdollistamalla työntekijöille kanavan tuoda esiin epäkohtia ja epäilyksiä. Purso Group ei voi pyytää erikseen suostumusta ilmoituksen kohteeksi joutuneilta. Ilmoituksen voi tehdä myös anonyymisti.

7. Käsiteltävät henkilötiedot

Purso Group kerää vain välttämättömiä henkilötietoja tapauksen tutkimista varten. Näitä ovat perustiedot mm. nimi, puhelinnumero tai sähköposti, mikäli henkilö antaa nämä ilmoituskanavan kautta.

Tietoja voivat olla myös tapaukseen liittyvät mahdollisesti ilmoituksen kohteena olevan henkilön tiedot.

Lisäksi Rekisterinpitäjä kerää ilmoitusten käsittelijöistä henkilötiedot ilmoitusten käsittelyä varten.

8. Tietolähde

Tietolähteenä toimii anonyymi verkossa toimiva ilmoituskanavapalvelu.

9. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisessä palvelussa. Käytämme ulkoista palvelukumppania järjestelmäpalvelun tuottamisessa. Ilmoituksen sisältämät henkilötiedot tallennetaan ilmoituskanavapalvelun tietokantaan salattuina. Tiedot ovat tietokannassa vain rekisterinpitäjän nimettyjen ilmoitusten käsittelijöiden käytössä. Tarvittaessa rekisterinpitäjä voi siirtää tiedot rekisterinpitäjän tietokantaan käsittelyn ajaksi tai arkistointia varten.

Ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät ilmoitusten käsittelijät saavat tiedon ilmoituksista ja pääsevät käsittelemään ilmoituksia palvelussa. Jokainen käsittelijä käyttää omia yksilöityjä käyttäjätunnuksia kirjautuessaan käsittelemään ilmoituksia. Järjestelmän teknisestä ylläpidosta vastaavalla henkilöllä ei ole oikeutta päästä ilmoitustietokantaan.  Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Mikäli anonyymi ilmoitus edellyttää tarkempaa selvitystä ja ilmoituksessa on annettu henkilön tietoja, henkilötietoja voidaan luovuttaa organisaation nimetyille sisäisestä tutkinnasta vastaaville tahoille.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

10. Ilmoituskanava-palvelun tiedot säilytetään EU-alueella.

11. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Lähtökohtaisesti ilmoituksia ja mahdollisesti ilmoitukseen liittyviä henkilötietoja säilytetään 5 vuotta tutkinnan päättymisen jälkeen. Lisäsäilytysajan tarvetta tarkastellaan viiden vuoden mentyä. Mikäli asia etenee tuomioistuimeen ja käsittely tuomioistuimessa edellyttää pidempää säilytysaikaa, säilytetään tietoja oikeuskäsittelyn edellyttämän ajan. Aiheettomat ilmoitukset anonymisoidaan, mikäli ilmoituksessa on annettu henkilötietoja.

Tietoja säilytetään Keskuskauppakamarin ylläpitämässä ilmoituskanavapalvelussa ensimmäisen vuoden ajan, jonka jälkeen ne siirtyvät Purso Groupin omaan salattuun sähköiseen kansioon.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• oikeus tietojen oikaisemiseen
• oikeus tietojen poistamiseen
• oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• oikeus käsittelyn vastustamiseen
• oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

14. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Ilmoituskanavan järjestelmätoimittaja, Keskuskauppakamari, käsittelee henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Ilmoituskanavapalvelu ei kerää ilmoittajasta henkilöllisyyden tunnistamista mahdollistavia tietoja, kuten IP-osoitteita tai evästeitä. Kaikki raportit ovat salattuja ja vain Purso Groupin nimeämät henkilöt voivat purkaa salauksen. Pääsyä ilmoituksiin on rajoitettu ja ilmoitusten käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus.